Digital Libraries

Digital Libraries

by William Arms

Recent changes

Winter 2003

During Winter 2003, a minor editorial pass will be made through the entire book, adding references and making minor editorial changes. Whenever a chapter is changed, the date will be recorded at the end of the file. Previous versions of each chapter are available in the Archive.

January 17, 2003

New preface for online edition.

 Preface to the Online Edition

This online edition of Digital Libraries is an updated version of the book of the same name published by the M.I.T. Press in January 2000. I am extremely grateful to the press for giving me permission to place it online even while the book is still current. The aim of the online edition is to preserve the general shape of the book, but to keep it much more up to date than is possible with successive editions of a book. In particular:

·         In the few years since the book was written, there have been some major developments. Important topics that need to be updated or included for the first time include the emergence of XML, the dominance of Google, reference linking, the Internet Archive, the Open Archives Initiative, and many more.

·         Numerous details need to be brought up to date.

·         A few projects have come to an end and a few topics have proved to be less important than expected. They need to be deleted or give less emphasis.

·         The book does not have a bibliography, because, only a few years ago, nobody had confidence in the longevity of URLs. Now it is clear that many online collections are managed for the long term and can be cited with confidence.

·         Our understanding has developed. In some aspects, uncertainties have been resolved, in others the complexities seem to have grown. There is less need to be an advocate for digital libraries.

The objective is to survey the entire field of digital libraries. Computers and networks are of fundamental importance, but they are only the technology. The real story of digital libraries is the interplay between people, organizations, and technology. How are libraries and publishers using this new technology? How are individuals bypassing traditional organizations and building their own libraries? Where does the Web fit?
I try to avoid speculation and to concentrate on describing current activities, trends, and research. Thus the heart of this book is a large number of examples described in panels. Each panel describes some significant aspect of digital libraries, technology, application, or research. However, I have to admit to personal biases. Some are undoubtedly unconscious, but others are quite deliberate. I am definitely biased towards digital libraries that provide open access to information. As a reader, I am thrilled by the high-quality information, which I can access over the Internet, that is completely unrestricted; as an author, I publish my research online so that everybody has access to my work. Technically, my bias is towards simplicity. I am a great fan of the Web, because it is so simple. This simplicity is an enormous strength and I hope that we can defend it.
In selecting examples, I have usually chosen those that I know personally, with an emphasis on work carried out by friends and colleagues. Therefore, the examples reflect my experience working in universities in the United States. As an Englishman by birth, I am conscious of the quality of work that is being carried out around the world, but my examples tend to be American.

Acknowledgements

Because I know so many of the people whose work is described, I have been able to ask many of them for help. Amy Friedlander, the founding editor of D-Lib Magazine, was a constant guide in the original version. My wife Caroline introduced me to digital libraries when she was a graduate student at M.I.T. in 1966. She is now at the Library of Congress and helped with many sections throughout the book. Individuals who have made comments on the manuscript or checked specific sections include: Robert Allen, Kate Arms, Steve Cousins, Gregory Crane, Jim Davis, Peter Denning, Jack Dongarra, George Furnas, Henry Gladney, Steven Griffin, Kevin Guthrie, Larry Lannom, Ron Larsen, Michael Lesk, Ralph LeVan, Mary Levering, Wendy Lougee, Clifford Lynch, Harry S. Martin III, Eric Miller, Andreas Paepcke, Larry Page, Norman Paskin, Vicky Reich, Scott Stevens, Terrence Smith, Sam Sun, Hal Varian, Howard Wactlar, Donald Waters, Stuart Weibel, and Robert Wilensky.
Earlier versions of Chapter 4 were provided to the Fundaçمo Getulio Vargas and the Ticer Summer School. A first sketch of Chapter 8 was presented at the SGML/XML Conference in 1997. The image in Panel 2.6 is copyright CNRI. Panel 6.3 is from the U.S. Copyright Office. Figure 7.2 is based on a figure by Henry Gladney. The list of elements in Panel 10.3 is from the Dublin Core Web site.

William Arms
Cornell University, 2003

Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi

Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi (TI)

Pengantar

Perpustakaan pada dewasa ini telah berkembang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI. Perpustakaan sebagai salah satu “aktor” yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan TI ini. Tidak sedikit orang yang beranggapan bahwa tanpa adanya sentuhan TI, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.¹

TI di perpustakaan sering menjadi tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan. Hal ini tentu tidak bisa dipungkiri mengingat tuntutan masyarakat yang memang sudah “ngeh” dengan segala macam bentuk TI. Gejala dan permasalahan serta fenomena inilah yang membawa dampak kepada apa yang disebut dengan Layanan Perpustakaan Berbasis TI. Tentunya ini dengan harapan bahwa apa yang menjadi pertanyaan banyak orang mengenai sentuhan TI di perpustakaan sedikit terjawab melalui layanan berbasis TI ini.²

Dalam usaha mengikatkan kualitas dan pengembangan perpustakaan di bidang TI, Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya mulai tahun 2008 mulai menerapkan sisitem perpustakaan berbasis TI dengan bantuan UPT perpustakaan Undip melalui bantuan kerjasama yang dilakukan Pembantu Rektor IV yang menghibahkan bantuan program perpustakaan yang pada mulanya bernama DIGILIB yang sekarang berkembang dengan perpaduan sistem Automasi dan digital yang kemudioan mengubah nama menjadi EASYLIb.

Kepentingan Institusi dan  Kepentingan Pengguna

Pengembangan TI di sebuah perpustakaan sebenarnya merupakan wujud dari berbagai kepentingan. Kepentingan ini yang mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan TI dalam aktifitas kesehariannya. Tuntutan kepentingan-kepentingan yang sedemikian besar ini seakan menjadikan “cambuk” bagi perpustakaan untuk berbenah dan selalu berpikir untuk dapat memberikan yang terbaik melalui fasilitas TI ini.

Berdasarkan pengamatan, sebenarnya kepentingan ini secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua yakni kepentingan institusi dan kepentingan pengguna perpustakaan. Dalam kasus perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi, institusi yang dimaksud adalah perpustakaan itu sendiri dan universitas sebagai lembaga yang menaungi perpustakaan. Sedangkan pengguna perpustakaan yang dimaksud adalah sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi yakni mahasiswa, dosen, peneliti dan karyawan. Perkembangan perpustakaan banyak dipengaruhi oleh visi dan misi yang di lembaga induknya. Sehingga apapun yang akan diterapkan dan dikembangkan oleh perpustakaan harus disesuaikan dengan tujuan organisasi atau institusi itu sendiri. Hanya terkadang apa yang menjadi kepentingan institusi sepertinya “belum berpihak” banyak kepada kepentingan pengguna. Belum lagi masalah prioritas, perpustakaan masih merupakan prioritas kesekian bagi lembaga induknya dalam hal pendanaan dan pengembangan.

Perkembangan perpustakaan dilihat dari kepentingan pengguna dirasakan belum menggembirakan. Masih banyak “tuntutan” pengguna yang belum dapat dipenuhi oleh perpustakaan, termasuk tersedianya akses layanan berbasis TI ini. Untuk itu perlu kiranya dipikirkan sebuah sinergitas yang mengakomodasi kedua kepentingan tersebut sehingga terjadi keseimbangan dalam pemenuhan kebutuhan tersebut.  Perpustakaan, Universitas dan Pengguna perlu berjalan bersama untuk memikirkan sebuah perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik.

Implementasi TI dalam Pelayanan Perpustakaan

            Teknologi dalam hal ini TI bukan merupakan hal yang murah. Untuk itu apabila perpustakaan ingin mengimplementasikan TI dalam layanan dan aktifitasnya perlu direncanakan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan TI pada perpustakaan, yakni:

�     Dukungan Top Manajemen / Lembaga Induk

�     Kesinambungan / Kontinuitas

�     Perawatan dan Pemeliharaan

�     Sumber Daya Manusia

�     Infrastruktur Lainnya seperti Listrik, Ruang/Gedung, Furniture, Interior Design, Jaringan Komputer, dsbnya.

�     Pengguna Perpustakaan seperti faktor kebutuhan, kenyamanan, pendidikan pengguna, kondisi pengguna, dll

            Hal-hal tersebut diatas akan menentukan sejauh mana penerapan TI di perpustakaan khususnya di layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik.

            Penerapan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal seperti:

1. Layanan Sirkulasi

Penerapan TI dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dll. Selain itu dapat juga dilakukan silang layan antar perpustakaan yang lebih mudah dilakukan apabila teknologi informasi sudah menjadi bagian dari layanan sirkulasi ini. Teknologi saat ini sudah memungkinkan adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding dan RFID (Radio Frequency Identification). Penerapan teknologi komunikasipun sudah mulai digunakan seperti penggunaan SMS, Faksimili dan Internet.

2. Layanan Referensi & Hasil-hasil Penelitian

Penerapan TI dalam layanan referensi dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari tersedianya akses untuk menelusuri sumber-sumber referensi elektronik / digital dan bahan pustaka lainnya melalui kamus elektronik, direktori elektronik, peta elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital, dan  lain-lain.

3. Layanan Journal / Majalah / Berkala

Pengguna layanan journal, majalah, berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan dalam akses ke dalam journal-journal elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun yang tersedia dalam format Compact Disk dan Disket. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet.

4. Layanan Multimedia / Audio-Visual

Layanan multimedia / audio-visual yang dulu lebih dikenal sebagai layanan “non book material” adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Pada layanan ini pengguna dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk Kaset Video, Kaset Audio, MicroFilm, MicroFische, Compact Disk, Laser Disk, DVD, Home Movie, Home Theatre, dll. Layanan ini juga memungkinkan adanya media interaktif yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk melakukan pembelajaran, dsbnya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah pengguna yang mempunyai keterbatasan, seperti penglihatan yang kurang, buta, pendengaran yang kurang dan ketidakmampuan lainnya. Layanan Multimedia / Audio-Visual memungkinkan perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada para pengguna dengan kriteria ini. Sebagai contoh dari bentuk penerapan teknologi untuk itu adalah Audible E-books, Digital Audio Books, InfoEyes (Virtual Reference), Braille, dsbnya.

5. Layanan Internet & Computer Station

Internet saat ini menjadi “bintang” dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.

6. Keamanan

Teknologi informasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan. Melalui fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan lain sebagainya, perpustakaan dapat meningkatkan keamanan dalam perpustakaan dari tangan-tangan jahil yang tidak asing sering terjadi dimanapun.

7. Pengadaan

Bagian Pengadaan juga sangat terbantu dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan TI untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini juga dapat memanfaatkannya untuk menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan dengan adanya TI ini.

Implementasi TI dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang baik itu untuk keperluan automasi perpustakaan maupun penyediaan media / bahan pustaka berbasis TI ini.

Perpustakaan “Hybrid”

Sebetulnya ketika orang berbicara mengenai penerapan TI dalam perpustakaan atau khususnya layanan perpustakaan orang akan berbicara juga mengenai transformasi perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital, perpustakaan elektronik, atau perpustakaan virtual. Namun berdasarkan pengamatan penulis dari sekian banyak konsep yang berkembang tersebut sebetulnya saat ini konsep yang berkembang cukup pas dan mungkin dalam beberapa dasawarsa ke depan masih relevan adalah apa yang dinamakan dengan Perpustakaan Hybrid. Pengertian perpustakaan Hybrid ini sendiri adalah seperti yang dikemukakan oleh Angelina Hutton dalam the Hybrid Library.

“A hybrid library is a library where 'new' electronic information resources and 'traditional' hardcopy resources co-exist and are brought together in an integrated information service, accessed via electronic gateways available both on-site, like a traditional library, and remotely via the Internet or local computer networks.” (http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html diakses 19 Oktober 2005)

Atau seperti yang disampaikan Stephen Pinfiel:

“A hybrid library is not just a traditional library (only containing paper-based resources) or just a virtual library (only containing electronic resources), but somewhere between the two. It is a library which brings together a range of different information sources, printed and electronic, local and remote, in a seamless way.”

(http://www.ariadne.ac.uk/issue18/main/  diakses tanggal 19 Oktober 2005)

Dari pengertian di atas dapat dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI sangat dekat dengan konsep perpustakaan Hybrid ini. Walaupun sebetulnya perpustakaan hybrid ini adalah merupakan bentuk peralihan dari perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital / virtual. Jadi tidak ada salahnya apabila kita berbicara mengenai layanan berbasis TI kita juga perlu mempelajari masalah perpustakaan Hybrid ini.

Penutup

Dari kajian singkat di atas dapat dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI dapat diterapkan di semua bagian perpustakaan. Itu semua tergantung bagaimana dan apa kebutuhan pengguna dan juga perpustakaan. Proses pengembangan perpustakaan berbasis TI ini harus memperhatikan kepentingan pengguna dan juga kepentingan institusi / organisasi induk yang menaunginya. Tak kalah pentingnya adalah faktor kemampuan finansial dari perpustakaan / lembaga induk untuk menerapkan TI dalam layanan perpustakaan ini. Karena TI memang bukan barang “murah” dan perlu investasi yang cukup “mahal”. Namun demikian, penggunaan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini memang sudah merupakan kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan lagi, sehingga perpustakaan perlu melakukan kajian prioritas kebutuhan TI untuk perpustakaannya.

Daftar Bacaan

Bell, Lori and Tom Peters. “Digital Library Services for All: Innovative Technology Open Doors to Print-Impaired Patrons”. American Libraries, September 2005, pp. 46-49.

Bertot, John Carlo. “World Libraries on the Information Superhighway: Internet-based Library Services”. Library Trends, Vol. 52, No. 2, Fall 2003, pp. 209-227. Florida: University of Illinois.

Buckland, Michael. 1999. “Library Services in Theory and Context”. 2^nd Edition. Berkeley: Berkeley University. Diakses melalui alamat situs http://sunsite.berkeley.edu/Literature/Library/Services/index.html pada hari Rabu, 09 November 2005.

Casado, Margaret. “Delivering Library Services to Remote Students”. Computers in Libraries. Apr 2001, Vol. 21, Issue 4, p32, 6p. Information Today Inc.

Enright. 1972. “New Media and the Library in Education”. London: Clive Bingley.

Gaide, Susan. “Integrated Library Services Boosts Online Recruitment and Retention”. Distance Education Report, Volume 8, Number 8, April 15, 2004. pp. 1-2, 6.

Glenn, Hilary. 2004. “Library Services for People with Special Needs in Northern Ireland”. Brief Communication. Health Information and Libraries Journal, 21 (Suppl. 2) pp. 66-68. Health Libraries Group.

Guenther, Kim. “Preserving the Personal Touch of Library Services in a Digital World”. Computer in Libraries. September 2000. p. 57-59. Information Today Inc.

Hutton, Angelina. 2001. The Hybrid Library. http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html diakses tanggal 19 Oktober 2005.

John J. Keating., III and Arthur W. Hafner. “Supporting Individual Library Patrons with Information Technologies: Emerging One-to-One Library Services on the College or University Campus”. The Journal of Academic Librarianship, Volume 28, Number 6, pages 426-429.

Ketelhut, Diane Jass. Et al. “Extending Library Services through Emerging Interactive Media”. Knowledge Quest, Volume 34/Number 1. September/October 2005. p. 29- 32.

Nomura, Misako. 2004. “Development of Library Services for Disadvantaged People: a Japanese Perspective”. Brief Communication. Health Information and Libraries Journal, 21 (Suppl. 2), pp. 69-71. Health Libraries Group.

Pienfel, Stephen. “Hybrids and Clumps”. http://www.ariadne.ac.uk/issue18/main/ diakses tanggal 19 Oktober 2005.

Playforth, Sarah. 2004. “Inclusive Library Services for Deaf People: an Overview from the Social Model Perspective”. Brief Communication. Health Information and Libraries Journal, 21 (Suppl. 2), pp. 54-57. Health Libraries Group.

Redfern FLA, Brian. “Studies in Library Management”. Volume One. London: Clive Bingley.

Wilson,  Marion. “Understanding the Needs of Tomorrow’s Library User: Rethinking Library Services for the New Age”. APLIS, June 2000, Vol. 13, Issue 2.

Wisdom, Aline C. 1974. “Introduction to Library Services for Library Media Technical Assistants”. New York: McGraw-Hill Company.

Artikel tentang Perpustakaan

Artikel tentang Perpustakaan ditujukan untuk mengenalkan perpustakaan kepada masyarakat dan untuk meningkatkan minat baca masyarakat sehingga masyarakan sadar akan pentingnya perpustakaan. Itulah mengapa penting bagi para praktisi perpustakaan membuat sebuah artikel tentang perpustakaan. Untuk membuat sebuah artikel tentang perpustakaan, para penulis harus mengenali perpustakaan itu sendiri, seperti: mengetahui definisi perpustakaan dan mengenali kondisi perpustakaan. Artikel tersebut juga dapat dilampirkan foto-foto kegiatan di perpustakaan, koleksi perpustakaan, dll. Hal itu dimaksudkan untuk mempromosikan perpustakaan kepada masyarakat luas sehingga masyarakat tidak memandang sebelah mata perpustakaan dan tau pentingnya sebuah perpustakaan.

Visi dan Misi